¿Por que es importante realizar un inventario de contenidos del sitio web?

Siempre que realizamos un presupuesto, uno de los apartado o fase del proyecto que siempre incluimos es el inventario de contenidos del sitio web que vamos a desarrollar.

Para nosotros parece obvio, pero el cliente en ocasiones desconoce que es un inventario de contenidos.

Para que te hagas una idea, ya sea que quieres realizar tu propio sitio web o vas a desarrollar un proyecto de un cliente, te cuento nuestra experiencia y te cuento los aspectos que debes de tener en cuenta para realizar este inventario de contenidos.

Si vas a realizar un sitio web propio

• No te saltes este punto, evitarás volver atrás una y otra vez
• Hazte un esquema de estructura del sitio web (portada, páginas, artículos)
• Si vas a instalar un tema del repositorio o un tema comercial, decídete por uno bueno.
  En esta entrada te indico de como elegir un buen theme de WordPress
• Decide los contenidos a mostrar, como y donde.
• Decide colores, tipografía, tamaño de las imágenes y elementos gráficos
• Revisa lo que te falta (dominio, alojamiento, plugins etc.)
• Si tu sitio web es nuevo, no lo dudes, sácalo con el mínimo producto viable (Lean Startup) siempre tienes tiempo de mejorar. No entres en parálisis por análisis.

Si realizas sitios para clientes

En el presupuesto, previo a esta fase, ya hebremos indicado que es lo que vamos a desarrollar  y como lo vamos ha realizar.  Nuestro presupuesto es muy completo y hablamos de él en la WordCamp Irun.

Digamos, sin temor a equivocarme y siendo conservadora, que el 50% de nuestros clientes se lo lee de cabo a rabo y nos preguntan sobre algún punto de él, o no, le queda muy claro todo y no tiene ninguna duda.

Sin embargo el otro 50% se lo lee por encima y se limitan a que este coincida con lo que a pedido, a valorarlo económicamente y si les interesa van directo a formalizar, es decir, a realizar el primer pago.

Por este motivo es muy importante no saltarte esta fase del inventario de contenidos del sitio web,  comprueba que lo que hablaste en su día con el cliente cuando te pidió presupuesto y lo que le indicaste en el presupuesto que se va a realizar son correctos y coinciden con los deseos del cliente. No empieces a trabajar sin este inventario, no des por hecho que tu idea y la de tu cliente coinciden. Si lo haces te puedes confundir mucho.

Créeme, después de muchos años trabajando en este sector, te sorprenderías de lo equivocado que estamos si lo damos todo por entendido.

En esta fase de inventario te ahorrará malos entendidos y sobre todo, estarás trabajando mucho más a gusto y sabiendo que lo que tu has entendido y lo que el cliente quiere es lo mismo o al menos se parece muchísimo 🙂

El medio donde se puede realizar el inventario de contenidos del sitio web

• Presencial

  El peor de los medios para realizar un inventario de contenidos.
  Si no hay más remedio, por la insistencia del cliente a verse cara a cara, hazlo teniendo muy claro que solo le vas a dedicar un tiempo concreto (dependiendo de la complejidad y del valor del presupuesto) y si te tienes que desplazar intenta que sea alguna de las opciones que verás a continuación. Recuerda que tu tiempo es dinero y házselo ver a tu cliente. Si le vas a dedicar dos horas al inventario y tienes que ir a su oficina, ese tiempo es parte del que le vas a dedicar a esta tarea, en caso contrario, presupuestar el ir a verle a la oficina para realizar este trabajo, porque no deja de ser tu tiempo.

• Vía telefónica

  No es tan malo como el anterior, pero si puedes evitarlo mejor, las comunicaciones telefónicas puede no entenderse bien lo que uno quiere transmitir o lo que alguien quiere explicar. Puede dar lugar a errores o malos entendidos.

• Videoconferencia

  Es el menos malo de todos los «presenciales» pero no deja de quitarte tiempo un día y una hora concreta. Además que siempre están los problemas técnicos de conectarse o que no se oiga, o que no se vea. Si tenemos que valorarlo, podemos compartir pantallas para explicar mejor nuestro punto de vista o el cliente puede mostrar mejor su idea.

• Vía email

  Este medio sería el ideal ya que (voy a cambiar el refrán) «Un texto escrito vale más que mil palabras habladas» porque siempre hay algo que creemos que hemos dicho pero que al final no lo dijimos o el cliente cree que te dijo pero al fina no lo dijo. Lo que está escrito, está ahí para siempre.

Veamos uno a uno como realizar el proceso en cualquiera de los casos anteriores

Tienes que tener en cuenta siempre que hagas un inventario de contenidos del sitio web

Puntos debes tratar en el inventario de contenidos.

• Repasar el presupuesto con el cliente
• Si se trata de un tema comercial
  • Deja claro quien paga las licencias de este theme.
  • Deja claro que es lo que le va a obtener.
• Si se trata de un desarrollo de WordPress a medida
  • Deja clara la estructura del sitio web (portada, páginas, entradas etc.)
  • Si va a llevar programación adicional, especifica cual y en que consiste.
  • Elementos indispensables
• Tipografia
•  Colores
• Tipos de imágenes y tamaños
• Otros elementos gráficos (iconos, vectores, fabicon etc.)
• Que contenidos se van a mostrar
• Como se van a mostrar
• Donde se van a mostrar
• Plugins que se instalarán (dependiendo del tipo de sitio web)
  • Deja claro, que si hay que hacer uso de un plugin premium, quien paga las licencias.
• Pregunta a tu cliente las características del alojamiento del sitio web (para ver si va o no a soportar nuestro desarrollo en el caso que sea un desarrollo a medida o los requisitos mínimo para que lo que le vas a instalar funcione a la perfección.

Como vas a realizar el inventario de contenidos con el cliente

En el caso de ser un inventario presencial

• Ten siempre a mano el presupuesto, ya sea impreso o digital, que el cliente te ha formalizado y aceptado.
• Comenta los aspectos de presupuesto explicando uno a uno los puntos y cerciorándote que está muy claro todo.
• Detente en los puntos que crees que el cliente puede tener alguna duda, o que en su día te preguntó antes de formalizar para reforzarlo.
• Deja claro, si quiere algún punto adicional que no está claramente especificado en el presupuesto, se debe presupuestar a parte. Porque siempre hay algo más. Ya lo verás 🙂
• Toma nota de todo lo que habléis, porque luego te servirá para el siguiente punto.
• Envía siempre un email, nada más terminar la reunión o pocas horas después, a modo de «Como resumen de (la visita, llamada o videoconferencia), hemos concretado tu y yo que …»  y enumera los puntos tratados, los comentarios de ambas partes y los puntos que quedaron claros. Indica si hay algún cambio o si hay que presupuestar una nueva funcionalidad.
• Pide al cliente que te valide ese email como correcto. Si no lo hace, insiste que es importante para que comiences a trabajar.
• Si te devuelve un email con más preguntas, merece la pena que respondas y le pidas validación nuevamente.
• No des opción a que el cliente te diga «como te comenté por teléfono» «como te dije en la reunión» «como habíamos hablado». Estas frases son muy típicas y pueden echar a perder el final de todo el proyecto y si lo puedes evitar, mucho mejor, para eso sirve el email posterior. Siempre puedes remitirte al presupuesto y remitirle email que te validó y argumentar que en ambos no consta ese punto que te está pidiendo.

En el caso de ser un inventario vía email

• Dedícale el tiempo que necesites para volverte a leer el presupuesto y describir de forma clara y precisa el trabajo que vas a realizar.
• Pídele al cliente que te describa lo que necesitas saber para ponerte a trabajar en su proyecto. indicado anteriormente
• Una vez obtengas respuesta del cliente, vuelve a comentar algún punto si este no te quedó del todo claro.
• Pide al cliente que te valide ese email como correcto. Si no lo hace en un tiempo que creas suficiente, insiste que es importante que valide tu email para que comiences a trabajar en su proyecto.
• Si te devuelve un email preguntando sobre algunos puntos que no le quedó claro, merece la pena que respondas de forma clara y le pides validación nuevamente a este otro email de respuesta.

Muy resumidamente, deja las cosas claras antes de empezar a trabajar y tienes la mejor oportunidad de dejar todo muy claro para ambas partes en el inventario de contenidos.

Espero que te ayude todo esta explicación. Si tienes alguna pregunta, déjamela en los comentarios y estaré encantada de responderte.

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